Hjørring Kommunearkiv indsamler, registrerer, bevarer og tilgængeliggør alle offentlige arkivalier fra Hjørring Kommune og dens institutioner helt tilbage til 1842.

Det betyder, at du her kan få adgang til dokumenter, protokoller, billeder eller en anden type dokumenterede informationer fra og om de kommunale enheder og institutioner, der befinder sig eller har befundet sig indenfor det geografiske område, som omfatter Hjørring Kommune.   

Mange arkivalier er offentligt tilgængelige, men det gælder ikke alle. Det kan der være flere årsager til:

• Digitale data er som udgangspunkt ikke-tilgængelige. Men man har ret til at søge adgang til ikke-tilgængelige arkivalier(Arkivlovens §30). Tilladelsen gives af Hjørring Kommunearkiv og Hjørring Kommune. Hvis behandlingen er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, skal datatilsynet give samtykke til at udlevere oplysningerne(Arkivlovens §34).
• Arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, skal være 75 år gamle før de må gøres offentligt tilgængelige (Arkivloven §23).
• Arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af den offentlige forvaltning og domstolene, er først tilgængelige når arkivalierne er 20 år gamle (Arkivloven §22).

På grund af disse og andre love betegnes de nyere kommunale arkivalier som ikke-tilgængelige. Det er dog muligt, at udfylde og vedhæfte en formular, med hvilken man kan søge om særlig tilladelse til at se disse arkivalier.

På Hjørring Kommunearkivs hjemmeside, under menuen ”Søg i vores samling”, kan du finde en oversigt over afleverede data fra Hjørring Kommune, der kan hjælpe dig med at finde de relevante oplysninger, du skal bruge til at bestille og bese de nyere arkivalier.

Bestilling af ikke-tilgængelige arkivalier.

På Hjørring Kommunearkivs hjemmeside vælger du ”Bestilling af arkivalier” i menuen. Her vælger du valgmuligheden ”Bestil arkivalier”. Herfra får du adgang til bestillingsformularen, hvortil du skal anvende dit NemID.

Når der er tale om digitale arkivalier eller andre arkivalietyper, der er angivet som ikke-tilgængelige i henhold til arkivloven, skal du søge om adgang til disse. Det gør du ligeledes under valgmuligheden ”Bestil arkivalier” på Hjørring Kommunearkivs hjemmeside, hvor du finder en ansøgningsformular, der skal udfyldes og vedhæftes bestillingen. I ansøgningsformularen bliver du bedt om at tilkendegive, med hvilket formål du ønsker adgang til materialet. Hjørring Kommunearkiv vil herefter vurdere og give en tilbagemelding, om din ansøgning er bevilliget.

I bestillingsformularen vil du blive bedt om at angiver så præcist som muligt, hvad du leder efter. Det er bl.a. oplysninger såsom:

• A- eller Æ-nummer (Arkivfond) eller B- eller Ø-nummer (billeder)
• Registreringstitel
• Journal- eller sagsnummer.

Hvis du ikke kan finde disse oplysninger, skal du ikke give op, men derimod bare beskrive arkivalierne så udførligt som du kan. 

Du modtager en kvittering på din bestilling i din e-boks, hvor du også oplyses på hvilken måde og under hvilke forhold, man får adgang til arkivalierne.