I henhold til Hjørring Kommunes arkivansvar, har Hjørring Byråd oprettet Hjørring Kommunearkiv, som er et offentligt arkiv for Hjørring Kommune ifølge arkivlovens §7.

§1. Formål.

Hjørring Kommunearkiv har til formål at bevare arkivalier af administrativ, retlige eller historisk betydning for borgere og myndigheder.Stk. 2. at sikre udskillelse af ikke bevaringsværdige arkivalier samt garant for, at der ikke indsamles og bevares flere data end højst nødvendigt (dataminimering).
Stk. 3. at stille de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder, borgere og forskning.
Stk. 4. at vejlede myndigheder, borgere og forskning i brugen af de kommunale arkivalier.
Stk. 5. at sikre Hjørring Kommune overholder arkivloven og dens bestemmelser herunder vejlede Hjørring Kommune i varetagelsen af arkivmæssige hensyn.
Stk. 6. at foretage undersøgelser og forskning i det kommunale arkivmateriale, og derved bidrage til øget viden om kommunens historie.
Stk. 7. at løse Hjørring Kommunes behov for opbevaring af sager/dokumenter på mellemarkivet.

§2 Organisation.

Hjørring Kommunearkiv er organiseret og økonomisk drevet af Vendsyssel Historiske Museum.
Stk. 2 Hjørring Kommunearkiv er en selvstændig enhed i forhold til de kommunale forvaltninger og institutioner, som har afleveret data omfattet af lov om behandling af personoplysninger, til arkivet.
Stk. 3. Bestyrelsen for Vendsyssel Historiske Museum har over for Hjørring Kommune ansvaret for kommunearkivets drift.
Skt. 4. Vendsyssel Historiske Museum har ansvaret for at ansætte et fagligt og kompetent personale, så Kommunearkivets formålsparagraf til hver en tid kan opfyldes.
Stk. 5. I sager vedrørende fastsættelsen af de overordnede retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn og bevaring/kassation varetages beslutningskompetencen af en særlig styregruppe, der består af 3 personer fra den kommunale forvaltning, som er udpeget af direktionen ved Hjørring Kommune samt Direktøren for Vendsyssel Historiske Museum. Den daglige leder af Hjørring Kommunearkiv er sekretær for styregruppen.
Stk. 6. Hjørring Kommunearkiv udarbejder årligt en beretning om arkivets virksomhed, som fremsendes til Hjørring Kommune.

§3 Bevaring af kommunale arkivalier.

Hjørring Kommunearkiv modtager kun arkivalier, som skal bevares i henhold til arkivloven og dens bevaringsbekendtgørelser.
Stk. 2. Bevaringsbestemmelserne gælder Hjørring kommunes forvaltninger, institutioner, kommunale fællesskaber. Selvejende institutioner, som har en overenskomst eller driftsaftale med Hjørring Kommune, skal aflevere de dele af deres arkivalier, som vedrører den kommunale opgaveløsning til Hjørring Kommunearkiv.
Stk. 3. Hjørring Kommunearkiv skal i samarbejde med kommunens forvaltninger, institutioner, kommunale fællesskaber og selvejende institutioner sikre at arkivmæssige hensyn varetages herunder, at arkivalierne er opbevaret på betryggende vis.
Stk. 4. Hjørring Kommunearkiv skal i samarbejde med Hjørring kommune sikre, at bevaringsværdige digitale arkivalier opbevares på en måde, så de kan udskilles og afleveres til Hjørring Kommunearkiv
Stk. 5. Ved aflevering til Hjørring Kommunearkiv overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til kommunearkivet.
Skt. 6. Hjørring Kommunearkiv kan overfor Hjørring Byråd foreslå merbevaring, hvis en arkivserie har særlig betydning for forskning eller er af særlig lokal- eller nationalhistorisk interesse. Merbevaring er dog betinget af, at den overholder gældende lovgivning.

§4 Kassation

Hjørring Kommunearkiv rådgiver forvaltninger, institutioner, kommunale fællesskaber eller selvejende institutioner, som har en overenskomst eller driftsaftale med Hjørring, om kassation. For sidstnævntes vedkommende gælder det kun for de dele af arkivalierne, som vedrører den kommunale opgaveløsning.
Stk. 2. Hjørring Kommunearkiv kan mod et vederlag foretage kassation.

§5 Aflevering af arkivalier.

Hjørring Kommunes forvaltninger, institutioner, kommunale fællesskaber og selvejende intuitioner, som har en overenskomst eller driftsaftale med Hjørring Kommune skal aflevere til Hjørring Kommunearkiv.
Stk. 2. Hjørring Kommune må ikke aflevere kommunale arkivalier til private organisationer, foreninger eller personer. Hjørring Kommune må ej heller aflevere til andre offentlige myndigheder.
Stk. 3. Hjørring Kommunearkiv skal i samarbejde med Hjørring Kommune sikre, at der ikke indsamles og bevares flere data end højst nødvendigt.
Stk. 4. Hjørring Kommunearkiv må kun modtage data med personoplysninger, som er lovligt indsamlet af Hjørring Kommune. I tilfælde af ulovlig indsamlet data er det Hjørring Kommune, som bærer ansvaret.
Stk. 5. Hjørring Kommunearkiv skal i samarbejde med Hjørring Kommune sikre, at kommunale arkivalier, som er omfattet af Lov om personoplysninger, afleveres til Hjørring Kommunearkiv inden de skal slettes, i forbindelse med periodeskifte, ved nedlæggelse af en forvaltning/institution, eller når et elektronisk system tages ud af drift.
Stk. 6. Digitale arkivalier afleveres til Hjørring Kommune i en systemuafhængig arkiveringsversion. Udgiften til produktion af arkiveringsversionen afholdes af Hjørring Kommune.
Stk. 7. Papirarkivalier afleveres og opbevares på Hjørring Kommunearkivs magasin. Digitale arkivalier afleveres og opbevares hos KOMDA (Kommunal Digital Arkivering) ved Aalborgs Stadsarkiv.
Stk. 8. Udgift til test af digitale arkivalier afholdes af Hjørring Kommune.
Stk. 9. Udgifter i forbindelse med aflevering af papirarkivalier til Hjørring Kommunearkiv afholdes af Hjørring Kommune.
Stk. 10. Hvis en forvaltning eller en institution ophører med at eksistere skal bevaringsværdige arkivalier afleveres til Hjørring Kommunearkiv, med mindre arkivalier overføres til andet forvaltningsområde eller anden institution.
Stk. 11. Selvejende institutioner, som har en overenskomst eller driftsaftale med Hjørring Kommune skal aflevere bevaringsværdige arkivalier til Hjørring Kommunearkiv, når overenskomsten eller driftsaftalen ophører med Hjørring Kommune.

§6 Tilgængeliggørelse af arkivalier.

Hjørring Kommunearkiv skal gennem ordning og registrering af de kommunale arkivalier sørge for, at disse er tilgængelige.
Stk. 2. Arkivalierne er tilgængelige for de kommunale myndigheder, borgere og forskning i henhold til gældende lovgivning.
Stk. 3. Borgere og forskere må benytte de kommunale arkivalier i Læsesalen på Vendsyssel Historiske Arkiv.
Stk. 4. Hjørring Kommunearkiv kan undtagelsesvis udlåne arkivalier til benyttelse på andre offentlige læsesale.
Skt. 5. Der kan træffes aftale med borgere og forskere om, at kommunale arkivalier kan skannes og sendes pr. digitalpost, så frem Hjørring Kommunearkivs anvisninger følges.
Stk. 6. Hjørring Kommune kan digitalisere arkivalier og gøre dem tilgængelige på digitale platforme, såfremt det ikke overtræder gældende lovgivning.

§7 Tilgængelighed til arkivalier.

Arkivalier skabt af Hjørring Kommune er tilgængelige i henhold til arkivlovens gældende regler.
Stk. 2. Dispensation til adgang til utilgængelige arkivalier meddeles af Hjørring Kommunearkiv.
Stk.3. Der kan kun gives dispensation, hvis der i ansøgningen om adgang udtrykkeligt er angivet et sagligt formål. I afgørelsen tages der hensyn til, om ansøgeren er part i sagen eller har særlige interesser i de oplysninger, som der søges adgang til.
Stk. 4. Evt. klager over Hjørring Kommunearkivs afgørelser rettes til den tilsynsførende myndighed, Rigsarkivet.

§8 Afleveringspligt.

Hjørring Kommunearkiv skal indsamle et eksemplar af forvaltningernes, institutionernes, de kommunale fællesskabers og omfattede selvejende institutioners trykte publikationer, både i papir- og elektronisk form.
Stk. 2. Afleveringer til Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket iht. Lov om pligtaflevering af offentliggjort materiale forestås ikke af Hjørring Kommunearkiv.

§9 Retningslinjer for arkivering.

Hjørring Kommunearkiv udsteder retningslinjer for arkivering i Hjørring Kommune. Retningslinjerne skal leve op til gældende lovgivning.
Stk. 2. Tilsidesættelse af retningslinjer vil via styregruppen blive påtalt til Hjørring Kommunes direktion.
Skt. 3. I tilfælde af brud på arkivlovens bestemmelser, skal dette meddeles til tilsynsførende myndighed, Rigsarkivet.

§10 Vedtagelse af vedtægter.

Vedtægterne, samt ændringer heri, skal godkendes af Hjørring Byråd og af bestyrelsen for Vendsyssel Historiske Museum.
Stk. 2. Vedtægterne træder i kraft den 1. januar 2020.