Flere papirarkivalier, bl.a. forhandlingsprotokoller og analoge billeder (positiver/negativer), er i så dårlig stand, at det kan være problematisk at stille dem til rådighed via udlån eller ved fremvisning på læsesal, da nedbrydningen kan forsætte, når papirarkivalier tages ud af magasinet, hvor arkivalier er opbevaret i et
klimastyret miljø, og er derved beskyttet imod nedbrydning.
Arkivalier skal kunne stilles til rådighed. Ved at retrodigitalisere papirarkivalier øger Hjørring Kommunearkiv indsatsen med at stille arkivalier til rådighed til gavn for både borgere, forskere og myndigheder.
Brugerne får lettere adgang til Hjørring Kommunes arkivalier via Hjørring Kommunearkivs hjemmeside eller arkiv.dk, som er en fælles hjemmeside for de flere arkiver, hvor arkiverne kan publicere deres registreringer og tilgængeliggøre deres retrodigitaliserede arkivalier. De retrodigitaliserede arkivalier vil også kunne uploades til andre platforme.
Det er langt fra alle arkivalier, som bliver retrodigitaliseret. I henhold til Arkivloven er arkivalier, som indeholder personhenførbare oplysninger, først tilgængelige efter 75 år. Det vil sige, at arkivalier kun er tilgængelige før 1945. Men da der her er tale om retrodigitaliserede arkivalier, bliver de først tilgængeliggjort efter 85 år. Det er for at tilgodese Persondataforordningen (GDPR). Yderligere er det blevet besluttet at sløre personhenførbare oplysninger på personer, som potentielt kan være i live, som er ældre end 85 år i de retrodigitaliserede arkivalier. Arkivalier, som ikke indeholder personhenførbare oplysninger, er tilgængelige efter 20 år.
Der kan altid søges om adgang til ikke-tilgængelige papirarkivalier. Hvis der gives adgang, kan disse tilses på Kommunearkivets læsesal efter nærmere aftale. Proceduren for adgang til ikke-tilgængelige arkivalier kan ses her.
Retrodigitalisering sker på følgende måde:
- Arkivalier udvælges efter hvad der efterspørges, arkivaliernes fysiske tilstand eller eksterne projekter.
- Retrodigitalisering sker primært ved dokumentskanning ved hjælp af en bogskanner eller flatbedskanner.
- Arkivalierne retrodigitaliseres i en så høj opløsning, så de er læsbare og derved anvendelige.
- I bearbejdningen af de retrodigitaliserede arkivalier, kan det være nødvendigt at sløre informationer, hvis det konflikter med gældende lovgivning.
- De retrodigitaliserede arkivalier tilgængeliggøres på Hjørring Kommunearkivs hjemmeside og uploades til arkiv.dk, hvor de tilknyttes relevante registrering på sagsniveau.
- Retrodigitaliserede arkivalier vises i tilgængeliggørelsesformat på hjemmeside og arkiv.dk.
- Billeder, lyd og film retrodigitaliseres i bevaringsformat i henhold til Rigsarkivets bestemmelser.
- Henvendelser fra brugere om fejl og mangler vil blive rettet.
- Der kan retrodigitaliseres for andre samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne projekter – eks. udstillinger. I den forbindelse vil der blive lavet en aftale mellem Kommunearkiv og ekstern partner.
Hvad er retrodigitaliseret?
Følgende arkivalier er blevet retrodigitaliseret i løbet af 2019 og 2020
- Sogneråds- og byrådsforhandlingsprotokoller
- Fattigvæsen og socialudvalg
- Værgeråds og børneudvalgsprotokoller
- Kildepakker vedr. fattiggårde
- Forsyningsvæsen
- Det danske demokrati og kvinders valgret
- Velfærdsstaten med udgangspunkt i socialreformen i 1933
- Besættelsestiden herunder Augustoprøret 1943
- Den kolde krig
- Energikrisen 1973
Kilderpakkerne Forsyningsvæsen, Det danske demokrati og kvinders valgret, Velfærdsstaten med
udgangspunkt i socialreformen i 1933, Besættelsestiden – herunder Augustoprøret 1943, Den kolde krig og
Energikrisen 1973 er blevet til i samarbejde med Skoletjenesten ved Vendsyssel Historiske Museum og
Historisk Arkiv ved Vendsyssel Historiske Museum.
I 2021 forventes det, at Protokoller vedr. børnebidrag – herunder Alimentationsprotokoller og
mandtalslister bliver retrodigitaliseret og tilgængeliggjort på Hjørring Kommunearkivs hjemmeside og arkiv.dk